4. 实验室基础资料建立

4 基本资料建立（基础准备）

为满足《HJ 1262-2022》标准对嗅辨员管理的规范要求，并实现实验室数字化数据追溯，本系统建立了完备的基础资料管理模块。该模块涵盖人员基础属性登记、电子签名维护、嗅觉合格证管理以及嗅觉灵敏度资料库的构建。

4.1 嗅辨人员资质档案建立

系统依据 HJ 1262-2022 附录 B 的规定，对嗅辨员的基本生理条件进行系统级核验：嗅辨员年龄须在 18 岁～45 岁之间，不吸烟，且嗅觉器官无疾病。

4.1.1 人员基础属性维护与合规审核

系统支持以下两种档案维护方式，以确保基础属性信息的准确性：

方式一：系统管理员统一建立与维护

• 业务场景：由管理员在后台统一创建用户，并如实录入出生日期、吸烟史及病史等基础信息。

如图所示，管理员可以在系统的“用户管理”后台中，对指定用户的出生日期、吸烟史及疾病史等关键合规基础属性进行勾选和设定。

[!WARNING] 合规校验机制：

1. 系统根据登记的“出生年月”，自动推算人员当前年龄是否符合 18 岁至 45 岁的区间要求。
2. 若人员档案中登记为“有吸烟史”或“有嗅觉器官疾病”，系统将在任务分配阶段自动限制该人员作为嗅辨员参与样品的测试工作。

方式二：嗅辨人员自我维护

• 业务场景：嗅辨人员可通过“个人中心”自主更新个人基础信息，以保证数据与实际情况相符。

如图所示，嗅辨员登录系统后，可在“个人中心”的“个人信息”标签页中补充和完善自身的身体状况信息。

4.1.2 用户电子签名维护

为满足电子记录及报告的无纸化输出要求，系统内置电子签名管理功能。生效的电子签名将自动调用并应用于《臭气浓度测定结果登记表》等输出文件中。

步骤 1：个人终端手写签名录入

• 说明：推荐嗅辨员使用触控设备在签名面板完成手写并提交申请。

如图所示，系统支持嗅辨员在移动设备上使用手指或触控笔，在电子签名画板上录入符合规范的个人手写签名。

步骤 2：管理员审查与批准

• 管理员对提交的签名进行清晰度与规范性审核。审核通过后，签名正式入库生效；审核驳回，则需重新提交。

如图所示，管理员进入后台签名管理模块，可预览提交的电子签名，并执行“批准”或“驳回”操作以控制签名的生效状态。

(可选) 步骤 3：管理员代为上传签名文件 系统支持由管理员集中上传规范处理后的（推荐透明背景的 PNG 格式）电子签名图片文件，以确保输出报告格式的统一与美观。

如图所示，管理员也可以在后台直接为指定人员上传预先制作好的、带有透明底色的电子签名图片文件。

4.2 嗅觉合格证建立（配气员/主管操作）

按照 HJ 1262-2022 标准附录 B.2 规定，嗅辨员需在嗅辨室内，正确嗅辨出五种标准臭液（甲基环戊酮、$\beta$-苯乙醇、$\gamma$-十一烷酸内酯、$\beta$-甲基吲哚、异戊酸），方具备作为嗅辨员的资格。

系统提供合规台账模块，用于记录并固化该项线下测试的结果。

• 考核人员依据实际测试表现，分别勾选五种标准臭液的“通过”或“不通过”，并保存记录。

如图所示，管理员在新建考核记录时，需要逐一勾选嗅辨员对甲基环戊酮等五种标准液体的嗅辨结果是否通过。

[!IMPORTANT] 自动判级逻辑： 系统严格判定 5 种标准臭液的测试结果均必须为“通过”，该人员的总体合格证状态方可置为“有效”。若存在任何一项未通过，系统将判定其嗅觉合格证无效。

4.2.1 嗅觉合格证历史记录溯源

通过点击“历史考核记录追溯”，可查询人员历次五种标准臭液测试的具体时间、结果及备注，确保测试过程的可追溯性。

如图所示，通过“历史考核记录追溯”面板，可以完整追溯该人员自建档以来的所有五种标准液测试的时间戳及结果。

4.3 嗅觉灵敏度资料库建档

依据 HJ 1262-2022 附录 B.3 要求，实验室应建立嗅辨员嗅觉灵敏度管理资料库。测试采用正丁醇气体（浓度为 $60 \ \mu \mathrm{mol/mol}$）进行阈值检测。

系统支持以下两种数据建档模式：

4.3.1 模式一：嗅觉灵敏度结果直接录入（适用于线下测试转移）

• 适用于实验室在系统外完成标定测试后，将手工计算出的阈值结果录入系统。

如图所示，对于线下转移的数据，管理员可在合格证列表页点击“新增记录”，直接补录该人员计算后的嗅觉阈值。

系统依据业务规范，设置了四个录入场景：

1. 新员初始化 (Initial)：针对新入库嗅辨员。按标准需分 3 天收集数据，每天 3 次，时间间隔至少 1 天。满 9 次有效记录后完成初始建档。 如图所示，针对新员初始化场景，系统展示了必须分 3 天完成 9 次测定的规范录入界面。
2. 月度维护 (Maintenance)：针对资料库中的已建档嗅辨员。按标准要求，每月至少进行 1 天（共 3 次）的正丁醇检测，以维持档案的有效性。 如图所示，在进行月度维护录入时，要求必须收集 1 天内共 3 次的正丁醇有效测定数据。
3. 每日准入 (Daily)：实际样品测试前，须测定一次备用嗅辨员的正丁醇阈值。若该次测定结果不合规，则该人员禁止参与当日的正式样品测试。 如图所示，针对每日样品测试前的准入场景，仅要求录入当天 1 次测定结果即可完成日内核验。 如图所示，若人员的标定结果处于标准范围且满足合规要求，系统将赋予该人员绿色的可用状态标识。
4. 历史数据补录：用于将实验室历史的纸质标定记录批量录入系统，以保持数据链的连贯性。 如图所示，在历史数据补录模式下，系统放宽了限制，允许导入过往的单次测试结果作为台账补充。

4.3.2 模式二：嗅觉灵敏度在线全过程管控（推荐）

系统支持在控制台中发起线上的“正丁醇标定任务”，由系统自动控制发气流程、收集移动端判定结果，并依据公式自动完成个人嗅觉阈值与标准偏差反对数 $10^S$ 的计算。

• 操作入口 1：配气标定台 如图所示，操作人员可以在配气台直接点击“新建标定任务”，由系统自动发令流转。

• 操作入口 2：

  任务中心 如图所示，也可通过菜单中心点击“新建任务”，指定任务类型为“正丁醇标定”并发起线上全流程管控。

此模式有助于消除人工记录与誊抄中可能产生的误差，保证检测过程和结果计算的准确性与客观性。相关操作流程将在下一章“实验当日准入控制”中详细说明。